Automatyzacja połączeń telefonicznych to proces wdrażania nowoczesnych narzędzi telefonii IP https://ringostat.com/pl/virtual-pbx/ do procesów biznesowych w celu optymalizacji pracy operatorów. Wykonywanie rutynowych zadań bez angażowania ludzi zmniejsza obciążenie pracowników i zwiększa efektywność ich pracy. Zamiast zajmować się codziennymi procesami, mogą skupić się na ważniejszych zadaniach. Systemy automatyzacji obejmują wykorzystanie wiadomości głosowych, interaktywnego menu głosowego (IVR) itp.

Jakie połączenia można zautomatyzować w firmie?

Obsługę przychodzących połączeń telefonicznych można zautomatyzować w następujący sposób:


Interaktywne menu głosowe (IVR). Oferuje ono klientom wprowadzenie na klawiaturze telefonu numeru potrzebnego specjalisty lub działu. To znaczy, gdy użytkownik dzwoni, IVR go wita, podaje nazwę firmy, a następnie proponuje coś w rodzaju: "Naciśnij 1, aby połączyć się z działem obsługi klienta, 2 - aby uzyskać informacje o produktach". Interaktywne menu głosowe może również informować o godzinach pracy, jeśli osoba zadzwoniła poza godzinami pracy.

Wiadomości głosowe. Mogą być wykorzystywane do przypominania o ważnych wydarzeniach, informowania o nowościach czy promocjach, lub do przeprowadzania ankiet. Na przykład, Ringostat pozwala skonfigurować automatyczne zbieranie opinii od klientów. Systemy automatyzacji dzwonią do użytkowników, z którymi rozmawiali operatorzy, i proszą o ocenę poziomu obsługi za pomocą klawiatury telefonu.

Autodialery. Oszczędzają czas na wyszukiwaniu kontaktów i ręcznym wybieraniu numerów klientów. Ringostat oferuje wygodne narzędzie Power Dialer, które automatycznie wybiera następny numer po zakończeniu rozmowy. Jeśli potrzebna jest przerwa, można wstrzymać system automatyzacji.

Korzyści z automatyzacji połączeń telefonicznych dla firmy

Obniżenie kosztów. Automatyzując obsługę połączeń, firmy potrzebują mniej pracowników. Na przykład, znika potrzeba zatrudniania sekretarki, która przekierowywałaby połączenia do działów czy konkretnych specjalistów.

Zwiększenie efektywności obsługi klientów. Dzięki systemom automatyzacji, takim jak IVR, skraca się czas oczekiwania użytkowników na odpowiedź. Ma to pozytywny wpływ na reputację firmy, ponieważ ludzie nie lubią marnować swojego czasu.

Poprawa dokładności. Automatyzacja pozwala zmniejszyć czynnik ludzki w procesie obsługi połączeń. Sekretarka może przypadkowo przekierować połączenie do niewłaściwego specjalisty z powodu dużego obciążenia.

Zbieranie przydatnych informacji. Informacje zwrotne od klientów pomagają wykryć problemy w pracy operatorów, aby zapobiec odpływowi potencjalnych nabywców.

Jakie platformy wspierają automatyzację połączeń?

Na rynku istnieje wiele różnych platform, które oferują narzędzia do automatyzacji połączeń telefonicznych. I jedna z najlepszych to Ringostat. Pozwala ona podłączyć IVR, skonfigurować automatyczne zbieranie informacji zwrotnych i zintegrować telefonię z CRM w celu automatyzacji tworzenia kontaktów i zadań.

Dzięki elastyczności narzędzi Ringostat można je dostosować do potrzeb biznesowych. Pozwala to zwiększyć efektywność interakcji z klientami na każdym etapie: od przekierowania połączenia, a po ocenę obsługi.

Wykorzystanie technologii sztucznej inteligencji w automatyzacji połączeń

Nowoczesne technologie sztucznej inteligencji pomagają udoskonalać automatyzację połączeń. Jak analityka głosowa z AI od Ringostat, która dokonuje transkrypcji rozmów, dostarcza zwięzłą treść rozmowy i wyróżnia kluczowe momenty. Potrafi również rozpoznawać ogólny nastrój rozmowy i jej uczestników oraz dostarczać rekomendacje do dalszych komunikacji z klientami.

Wnioski

Automatyzacja firmowych połączeń pomaga optymalizować procesy biznesowe. Wykorzystanie nowoczesnych technologii, takich jak IVR i autodialery, pozwala biznesowi obsługiwać więcej połączeń w krótszym czasie. A dzięki wdrożeniu AI i automatycznych ankiet można zebrać przydatne informacje do poprawy komunikacji z klientami, a także wykryć błędy w pracy operatorów.